ステップ3:情報化の進め方

●取引のどの部分を情報化するのか決めます。

仕入、検品を合理化したいので納品情報が欲しい。 受注入力の工数が削減したいので、注文をデータで下さい。 毎月の売掛残を照合したいので支払データもらえますか? POSシステムにマスタを登録したいので商品データ下さい。 在庫確認を毎回電話で問い合わすのが大変だから定期的に在庫情報を公開してください。 など、どこの部分を情報化するのか決めましょう!

手段・方法

最近は、インターネットがかなり普及していますが、お互いにどの手段でデータ交換するのか決める必要があります。

例として、

タイミング

手段が決まったら、次に「いつ」その情報を交換するのか決める必要があります。

例として、

但し、手段はフロッピーで毎日郵送するなどは現実的でないので、交換手段と併せて決めましょう。

データフォーマット

手段やタイミングが決まりましたら、最後にデータフォーマットを決めます。 たとえば、ホストで受けるのかパソコンで受けるのかで、データ形式が異なります。 お互いがどのような装置で行うのか決めてください。 また、データフォーマットの形式や項目は標準化されています。(マニュアル参照)

しかし、その項目にどのようなデータを入れるのかは、最初にお互いに取り決める必要があります。

例として、

今の取引ルールと何が変わるのか?

たとえば、単価の取り決めや送り先など、今まで注文の都度、人が決めていたようなやり方ではデータ交換は出来ません。契約単価や送り先は、最初にマスタに登録し、商品コード(JANコード)や出荷先コードでコンピューターが識別出来るようにします。ゆえに、極力例外取引をなくしデータ交換での取引ルール通りに取引が行えるかが重要です。
また、今まで紙で行っていたより取引スピードが早くなります。たとえば、今まで今日注文したらあさっての納品だったものが、今日の10時までに注文データを送ったら、明日には納品が可能になるなどです。データ交換のタイミングを考えるときに、お互いにメリットのある取引ルールの見直しをしてみましょう!